home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / db3ledge / manual.txt < prev    next >
Text File  |  1986-01-12  |  6KB  |  196 lines
  1.  ------------------------------------------------------------------------------
  2.              DBCLEDGER- Checkbook register and accounts payable program
  3.                            version 1.1a copyright 01/12/86
  4.                                          
  5.     This program is distributed free of charge. If you find it of value,please
  6.        send $25.00 to the address below. Upon receipt of your $25.00 we will
  7.        immediatly send you an invoice/receipt and enter your name in the update
  8.      list. You can download the updates if you have a modem connected to your
  9.          computer,just call 619-291-5682 at 300/1200 baud 24 hours a day.
  10.           Or you can call and leave electronic mail with questions/bugs.
  11.    Commumication parameters are Parity = none, Data Bits = 8, and Stop Bits = 1
  12.     Or call our regular business phone 619-295-6053  ( 9-5 Mon.-Fri.,Sat 10-4)
  13.  
  14.      DBCLEDGER is part of a modular accounting system for small businesses. 
  15.      There are accounts receivable,general ledger,purchase order,and inventory
  16.      control with invoicing programs that all link together to manage your
  17.      business effectively at low cost.
  18.                                          
  19.                                          
  20. ---------------------------- JAY'S OFFICE SUPPLIES,INC.-----------------------
  21.                           824 Camino Del Rio North - #329
  22.                                 San Diego,CA 92108
  23.                                 voice (619)295-6053
  24.                                 data (619)291-5682
  25.  
  26.                                  
  27.                                     Users Manual                          Page 1
  28.  
  29.  To start up:
  30.  
  31.    a)Load dBase (for hard-disk load all files to hard disk)
  32.  
  33.    b)Type SET DEFAULT TO x: ( x=drive where you have .DBF files.)
  34.  
  35.    c)Type DBASE MENU to start program.
  36.  
  37.  
  38.  Important...If the main menu appears scrambled,there is a simple way to fix it.
  39.    If you do not have graphics installed in your computer,the main menu will
  40.    not display correctly. To use this program you should get dBase up to the
  41.    dot prompt then enter the command DO FIXTXT  this will remove the 2 ASCII
  42.    text files,and replace them with alternates.
  43.  
  44.  
  45.  Sample data in files:
  46.  
  47.      There are sample vendors,checks and account descriptions in this program.
  48.      To delete them choose the appropriate edit option and with the cursor on
  49.      the record you want to delete,press Ctrl and U keys at the same time.
  50.  
  51. End of month notes:
  52.  
  53.  
  54.     Before printing the vendor report ,be sure to update balances with option C.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.                                                                           Page 2
  66.  
  67.  
  68.                        DBCLEDGER DESCRIPTION OF PROGRAMS:
  69.  
  70. CHECKBOOK:
  71.  
  72. 1)Enter check
  73.  
  74.   a) Shows last check entered to prevent entering twice.
  75.  
  76.   b) Will allow duplicate check numbers so (for example)-a check to the phone
  77.  
  78.      company can use 2 account numbers-as for advertising & phone expense.
  79.  
  80.   c) Will not allow entering a non-existant account number.
  81.  
  82.   d) Enter void checks with an account number of VOID
  83.  
  84. 2)Edit checks
  85.  
  86.   a) Use Ctrl U to delete checks
  87.  
  88.   b) Will give option to pack the database and remove records marked for
  89.  
  90.      deletion.
  91.  
  92. 3)Enter deposits
  93.  
  94.   a) Shows last entered to prevent double entry.
  95.  
  96.   b) Confirms entry,then lists all deposits for month.
  97.  
  98.   c) First entry of month should be known bank balance.(negative or positive)
  99.  
  100. 4)Print current month
  101.  
  102.   a) Prints a 3 report form:
  103.  
  104.      1) Report detailed by check number.
  105.  
  106.      2) Detailed list by account.
  107.  
  108.      3) Subtotal by account.
  109.  
  110. 5)Bank reconciliation form
  111.  
  112.   a) Balance per bank statement.
  113.  
  114.   b) Deposits not reflected on bank statement.
  115.  
  116.   c) Miscellaneous deductions
  117.  
  118.   d) Beginning balance
  119.  
  120.   e) Service charges
  121.  
  122.   f) NSF charges
  123.  
  124.   g) Reads deposits from current month & allows correction.
  125.  
  126.   h) Line of credit infused into account.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.                                                                           Page 3
  132.                         DBCLEDGER DESCRIPTION OF PROGRAMS
  133.  
  134.  
  135. 6)Close out month
  136.  
  137.   a) Creates database files of month end checks and deposits.
  138.  
  139. 7)Browse chart of accounts
  140.  
  141.   a) Supplied chart of accounts is most probably different than yours. Edit
  142.  
  143.      the list to your own descriptions and account numbers.
  144.  
  145. PAYABLES:
  146.  
  147. A)Enter payables
  148.  
  149.   1) Enter blank to exit this,the program will delete any blank records.
  150.  
  151.   2) Also enter credits or discounts here to keep report accurate.
  152.  
  153. B)Edit payables
  154.  
  155.   1) Use Ctrl U to mark records for deletion,the program will confirm if
  156.  
  157.      you want to pack the database.
  158.  
  159. C)Update to todays date
  160.  
  161.   1) Use this before you print a vendor report to insure proper ageing of
  162.  
  163.      your accounts payable.
  164.  
  165. D)Enter new vendor
  166.  
  167.   1) Will not allow duplicate account numbers.
  168.  
  169. E)Edit vendors
  170.  
  171.   1) Use Ctrl U to mark records for deletion,the program will confirm if
  172.  
  173.      you want to pack the database.
  174.  
  175. F)Print vendor report
  176.  
  177.   1) Report by vendor-current and past due 30 days. To change to another period
  178.      of past due days,from the dot prompt enter the commands:
  179.      USE VEND
  180.      MODIFY REPORT VEND
  181.      This will allow any selection of 30,60,90,120 or over days to show on the
  182.      report.
  183.  
  184. G)View/print vendor list
  185.  
  186.   1) You should have a printed list of accounts in order to be able to enter
  187.  
  188.      a payable.
  189.  
  190. H)Print vendor address
  191.  
  192.   1) Can be used for a hard copy listing of vendors or as 2-wide mailing labels.
  193.  
  194. X)Options
  195.   1)Name change option.
  196.